FAQ voor leveranciers

PDF-formaat om te downloaden (2019)

• Handleiding voor leveranciers
• Handleiding voor autoriteiten

Video-handleiding (2021)

• Video-handleiding voor leveranciers (EN)
• Videohandleiding voor autoriteiten (EN)
• Video handleiding voor bezoekers (EN)

Om te registeren, klik hier: Registreer als leverancier. Voer uw bedrijfsgegevens in, verstrek een geldig biologisch certificaat door het uploaden van uw certificaat) of door het linken van BioC (zie ”Hoe bewijs ik mijn biologische certificering?” en creëer uw persoonlijke gebruikersnaam.

Onthoudt uw logingegevens voor verder gebruik van de database. U kunt nu inloggen via „Login“ in de rechter bovenhoek.

Klik op "Wachtwoord vergeten" in de rechter bovenhoek, onder het kopje "Inloggen". Hier kunt u door middel van het invoeren van uw gebruikersnaam en e-mail adres een nieuw wachtwoord aanvragen. Er zal een e-mail naar uw e-mailadres gestuurd worden met een link, die u kunt gebruiken voor het instellen van een nieuw wachtwoord.

Als u uw gebruikersnaam vergeten bent, klik dan op "Gebruikersnaam vergeten" en voer uw e-mailadres in. Uw gebruikersnaam zal naar uw e-mailadres verstuurd worden. U vindt de knop “Gebruikersnaam vergeten” binnen de kop “Wachtwoord vergeten”.

Het e-mailadres moet overeenkomen met degene die u ingevoerd hebt tijdens het registreren. Heeft u geen toegang meer tot dit e-mailadres? Neem dan contact met ons op en wij zullen u helpen met het vernieuwen van uw wachtwoord.

Klik op "Mijn account / landenbeheer" in het rechter menu. Via de knop “Logingegevens bewerken” kunt u uw toegangsgegevens (gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord) wijzigen. U kunt hier ook extra gebruikers toevoegen via de kop "Nieuwe login aanmaken" als u wilt dat uw account gebruikt kan worden door meerdere medewerkers.

Via de knop “Hoofdadres bewerken” kunt u het hoofdadres van uw bedrijf wijzigen.

Onder de kop "Landenbeheer" kunt u informatie over adressen en levering per land aanpassen.

Onder de kop "Logo beheren" kunt u uw bedrijfslogo uploaden, dat vervolgens zichtbaar zal zijn op de nationale database van OrganicXseeds.

Klik op "Mijn account / landenbeheer" in het rechter menu. Hier kunt u een geldig certificaat specificeren onder "Beheer BioC certificering" of "Beheer van geüploade certificaten".

Als u kiest voor een link naar BioC (www.bioc.info), zal uw certificaat automatisch up-to-date blijven. Voor de link naar BioC moet u uw controlenummer in hetzelfde format invoeren zoals dit is aangegeven op BioC. Let op: niet alle landen ondersteunen BioC.

Als u handmatig uw certificaat uploadt, moet u ook handmatig uw certificaat up-to-date houden.

U kunt als leverancier voor alle landen van de EU alsmede Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk aanvraag doen. Klik op "Mijn account / landenbeheer" en volg de volgende stappen:

1. Selecteer onder de kop "Een nieuw land aanvragen" het land waar u aanbod wilt verkopen en klik op "Verzoek".
2. Lees en accepteer de voorwaarden en bepalingen.
3. Voer een nationaal verkoop- en/of contactadres in, of klik op "Gebruik het hoofdadres" om uw gegevens automatisch te laten invullen. Het contactadres (intern) zal alleen zichtbaar zijn voor de administrator van de routerdatabase en de nationale autoriteit om u contact met u op te nemen bij vragen.
4. Na het opslaan van de aanvraag kunt u onder "Landenbeheer" via de knop "Stel leveringsinformatie in" extra informatie over de levering toevoegen of de informatie aanpassen.

U zult een e-mail ontvangen op het moment dat de nationale autoriteit uw aanvraag heeft verwerkt. U kunt de status van uw aanvraag en eventuele redenen tot weigering daarvan vinden onder de kop “Landenbeheer”.

Klik op "Nieuw aanbod toevoegen" in het rechter menu. Zoek eerst uw ras op in de database. Als u het goede ras gevonden hebt klikt u op "Nieuw aanbod". Voer in het aanbodformulier de informatie in over het type plantmateriaal, de kwaliteit, de certificering en de status van het plantaardig teeltmateriaal. Onder de kop “Aan te bieden aan” kunt u aanvinken in welke landen u uw aanbod wilt aanbieden. In deze lijst staan de landen waarvoor u toestemming hebt om aanbod te plaatsen. Door op de pijl te klikken naast de naam van het land kunt u land specifieke informatie invoeren:

• Beschikbaarheid: Hier kunt u invoeren of het aanbod direct beschikbaar is of pas vanaf een bepaalde datum. Als u “Niet beschikbaar” selecteert en een datum invoert bij “Beschikbaar van”, zal het aanbod vanaf die datum automatisch naar beschikbaar gezet worden.
• Leveringsinformatie voor dit aanbod: Hier kunt u informatie invoeren die specifiek voor dit aanbod geldig is, bv. diameter en/of onderstam voor bomen of regio’s waar geleverd wordt.
• Aanbevolen gewassubgroep: Hier kunt u selecteren tot welke gewassubgroep uw aanbod behoort. Deze wordt gecontroleerd door de nationale autoriteit.
• Afhankelijk van het land is er extra informatie nodig, bv. hoeveelheid aanbod, ziekteresistenties, klimaatcondities.

Alleen geregistreerde rassen staan in de database. Als u uw ras niet kunt vinden in de database, kunt u een nieuw ras toevoegen met de knop "Nieuw ras aanmaken". Check van te voren of u geen spellingsfouten heeft gemaakt of dat het ras in de database staat onder een andere benaming.

Selecteer onder "Nieuw ras aanmaken" de categorie waar uw gewas bij hoort en dan uw gewas. Voer de rasnaam in onder “Ras/mengsel/populatie”, voer de kweker en teeltpraktijken in.

Vanaf hier volgt u de uitleg onder "Hoe creëer ik nieuw aanbod voor een land?".

Houd er rekening mee dat er in sommige EU-lidstaten andere regels gelden voor mengsels. In Nederland is het bijvoorbeeld niet mogelijk om mengsels aan te bieden waarvan de samenstelling deels conventioneel materiaal bevat. Neem contact op met de relevante bevoegde autoriteit voor meer informatie.

In het geval van voedermengsels bent u verplicht om het aandeel biologische componenten te vermelden in de naam van het mengsel. Daarnaast bent u verplicht om alle componenten van het mengsel te vermelden in de leveringsinformatie, inclusief botanische soortnaam, cultivar, biologisch/omschakelingsmateriaal/conventioneel, procentueel aandeel.

▼ Uitklapbare fotogids

Materiaal geproduceerd tijden een omschakelingsperiode mag niet aangemerkt worden als biologisch, maar in het geval van plantaardig teeltmateriaal is het mogelijk om dit aan te bieden als omschakelingteeltmateriaal. Bij het creëren van aanbod kunt u bij de tab "Status van het plantaardig teeltmateriaal" omschakelingsteeltmateriaal kiezen.

Plantaardig teeltmateriaal afkomstig van niet-biologisch teeltmateriaal valt onder Annex II, part No. 1.8.6 van Verordening (EU) 2018/848. Telers mogen dit materiaal op dezelfde manier gebruiken als biologisch teeltmateriaal. Als aanbieder moet u bij het aanbod duidelijk maken wanneer uw aanbod valt onder de regeling 1.8.6. Dit doet u door bij het creëren van nieuw aanbod onder de kop "Aan te bieden aan" op het pijltje naast het land te klikken en bij de sub-kop "Eigenschappen" een vinkje aan te zetten bij “Goedgekeurd overeenkomstig punt 1.8.6”. U moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Niet-biologisch teeltmateriaal mag niet zijn bewerkt met ongeautoriseerde beschermingsmiddelen na oogst.
• Het aanbod bevat geen zaailingen van eenjarige soorten.
• Het plantaardig teeltmateriaal is geteeld volgens de richtlijnen van de EU biologische richtlijn.
• Een uitzondering voor het gebruik van niet-biologisch plantaardig teeltmateriaal moet afgegeven zijn voordat er gebruik van wordt gemaakt (voor zaaien, planten, potten, enten, stekken).
• De uitzondering geldt alleen voor individuele gebruikers en voor maar één seizoen.

Klik op "Mijn aanbod" in het rechter menu. Hier kunt u aanbiedingen die al geplaatst zijn aanpassen. Standaard zijn alleen aanbiedingen zichtbaar die op dat moment beschikbaar zijn. Door het aanvinken van "Niet beschikbaar" en/of "Gearchiveerd" kunt u al het aanbod wat u heeft geplaatst zien. U heeft de optie om d.m.v. meerdere filters het zichtbare aanbod aan te passen.

Als u bij een aanbod op de witte pijl rechts in het vak klikt, krijgt u te zien in welke landen het aanbod wordt aangeboden. Hier heeft u de optie om per land het aanbod aan te passen:

• Met de knop "Basisgegevens bewerken" kunt u gegevens bewerken als type plantmateriaal, kwaliteit, certificering en status van het plantaardig teeltmateriaal.
• Als u op de naam van het land klikt, kunt u land specifieke informatie aanpassen. (leveringsinformatie, beschikbaarheidsdatum, speciale omstandigheden)
• Met de knop "Nieuw aanbod aanmaken" kunt u dat betreffende aanbod aanbieden in andere landen (zie ook: "Hoe bied ik al bestaande aanbiedingen aan in andere landen?").
• De bollen geven aan of het aanbod beschikbaar is: groen (beschikbaar) en rood (niet beschikbaar). Door op een bol te klikken kunt u aangeven of aanbod beschikbaar is op dat moment. Niet beschikbaar aanbod is niet zichtbaar op de organicXseeds website. Is er een bol geel, dan betekent dit dat het aanbod op een latere datum beschikbaar wordt.
• Door te klikken op "Archief" verwijdert u het aanbod uit het systeem. Met de knop "Herstellen" draait u dit terug.

▼ Uitklapbare fotogids

Als uw aanbod nog niet beschikbaar is, maar u weet vanaf wanneer dit wel beschikbaar is kunt u dit invullen bij het aanmaken van uw aanbod. Bij het selecteren van Nederland, onder de kop “Aan te bieden aan” kunt u bij “beschikbaarheid” kiezen voor “beschikbaar vanaf”. Als u vervolgens een datum invult op de witte balk rechts hiervan, zal in OrganicX komen te staan dat uw aanbod beschikbaar is vanaf de ingevulde datum.

Als u uw aanbod aangemaakt heeft en dit is goedgekeurd door de autoriteiten kan het zijn dat uw aanbod nog niet direct zichtbaar is op OrganicX. Als uw aanbod al wel beschikbaar is en u wilt dat dit zichtbaar is op de OXS, moet het groene bolletje aan staan (zie onderstaande afbeelding). Staat het rode bolletje aan, dan is uw aanbod niet zichtbaar op de OXS. U kunt dit veranderen door op de bolletjes te klikken. Mocht uw aanbod (tijdelijk) niet meer beschikbaar zijn, kunt u zelf uw aanbod van de OXS afhalen door weer op het rode bolletje te klikken. Als er een bolletje geel is, betekent dit dat u een datum heeft ingevuld waarop het aanbod beschikbaar komt in de toekomst.

Als u na een aanvraag in een nieuw land geaccepteerd bent door de nationale autoriteit, kunt u uw al bestaande aanbiedingen ook in dat land aanbieden. In plaats van het creëren van een nieuw aanbod, klikt u op "Mijn aanbod" in het rechter menu. Hier kunt u bestaande aanbiedingen beschikbaar maken in andere landen.

Klik bij het aanbod dat u in een ander land wilt aanbieden op de witte pijl rechts bij het betreffende aanbod. Door op de knop "Nieuw aanbod aanmaken" te klikken, krijgt u een lijst te zien met landen waar uw aanvraag is geaccepteerd en waar uw aanbod nog niet beschikbaar is. Vul de land specifieke informatie in en klik op "Aanmaken" om het aanbod beschikbaar te maken in dat land.

Uw aanbiedingen worden geëvalueerd door de nationale autoriteit voordat deze verschijnen in de nationale database. Om de evaluatie te volgen klikt u op "Mijn aanbod" in het rechter menu. Vervolgens klikt u op de witte pijl bij het betreffende aanbod. Hier vind u de status van uw aanbod: Geaccepteerd (groen), In verwerking (blauw) en afgewezen (rood).

Als het aanbod is afgewezen is de status rood. Door te klikken op "Historie" vindt u veranderingen in het betreffende aanbod, mogelijke redenen tot afwijzing en contactinformatie van de verantwoordelijke persoon bij de autoriteiten.

Als u contact wil leggen met de nationale autoriteiten, kunt u de interne bericht functie van de database gebruiken. U vindt deze in het rechter menu onder "Berichten (x)".

Als u geen veranderingen in uw aanbod hebt aangebracht in de afgelopen 30 dagen, krijgt u een herinnering via de e-mail om de beschikbaarheid van uw aanbod te bevestigen. Om uw aanbod te bevestigen gaat u naar "Beschikbaarheid van mijn aanbod bevestigen"in het rechter menu. Hier kunt u per land, of alle landen tegelijk, de beschikbaarheid van uw aanbod bevestigen door te klikken op “Beschikbaarheid van mijn aanbod bevestigen”. Doet u dit niet, dan volgt een tweede herinnering 15 dagen na de eerste herinnering. 15 Dagen na de tweede herinnering volgt een derde herinnering, waarna uw aanbod automatisch op “Niet beschikbaar” zal worden gezet. Om uw aanbod daarna weer beschikbaar te maken dient u alsnog te klikken op “Beschikbaarheid van mijn aanbod bevestigen”.